第一条 为加强和规范学校科研业务会议管理，根据《关于进一步完善省级财政科研项目经费资金管理等政策的实施意见》（鄂办发[2017]50号）和《湖北省省级党政机关会议费管理办法》（鄂财行一发[2016]52号）等文件要求，结合学校实际，制定本办法。  

第二条 本办法适用于使用纵向科研经费（含校基金）举办（含主办、承办）的各类会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、项目验收结题会等。  

横向科研经费举办的会议可参照本办法，取消相关审批程序，综合定额的标准适当放宽。  

第三条 各科研项目召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效原则，严格控制会议数量和规模、会期，规范会议费的管理。  

第四条 会议的举办应根据会议内容和性质，确定会期、规模，按规定流程审批：本地（十堰市城区）举办的会议由所在学院审核后，科技处审批，超过30人或异地举办的会议报分管校领导审批。  

第五条 会议费的开支应在项目批准的会议费预算额度和标准内。  

第六条 会议优先安排在学校内部会议场所。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。各科研项目召开会议应改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。  

第七条 举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等；国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。  

前款所称交通费指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。  

第八条 举办科研会议的开支实行综合定额控制。  

（一）国内会议综合定额标准为600元/人·天，其中住宿费350元/人·天、伙食费150元/人·天、其他费用100元/人·天。  

国际会议综合定额标准为750元/人·天，其中住宿费450元/人·天、伙食费150元/人·天、其他费用150元/人·天。  

（二）综合定额的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。  

（三）综合定额标准是会议费开支的上限，各项目应在标准以内结算报销，各项费用之间可以调剂使用。  

（四）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，总额定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。  

（五）确因工作需要委托其他单位代办会议的，需签订委托合同，会议费在规定标准内报销。  

（六）下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：  

1.会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作业务需要邀请学者、专家或有关校外人员来校开会、交流、访问或赴外地参加调研所发生的城市间交通费、国际旅费，可参照我校职工同类标准报销，但不发放出差补助。  

2.参会专家人员费用。根据工作需要，可向邀请参会专家方方咨询费、讲课费、劳务费。  

3.文献出版费。根据会议要求，会议整理出版论文集的出版费。  

第九条 各项目在会议开始前可办理会议费借款手续。借支会议费应提供会议通知（包含会议议程）、会议审批表、借款单等材料，如举办国际会议，还需提供有关批准办会的文件。  

第十条 各项目在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销审批单，统一办理报销手续，并一次性报销完毕。会议费报销时应提供：  

（一）会议通知（包含会议议程）；  

（二）举办会议审批表；  

（三）会议费报销审批表；  

（四）实际参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供参会人员名单、联系方式）；  

（五）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料；  

（六）如举办国际会议，需提供有关批准文件；  

（七）其他相关说明及材料  

第十一条 纵向科研项目（含校基金）支出会议费应当按照公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。  

第十二条 会议举办及承办者对会议的真实性和相关性负责。严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。  

各项目办会不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐。严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒。会议会场不摆花草，不提供水果，一般不制作背景板。  

不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。  

第十三条 项目负责人是会议费的直接责任人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。二级单位负责人对本单位举办的纵向科研项目（含校基金）业务会议承担审批责任，对涉及的经济事项负有管理和监督责任。  

第十四条 学校纪检监察、审计、财务等部门对学校会议费管理和使用情况进行监督检查，对发现问题的单位，按学校相关规定处理。  

第十五条 本办法自发布之日起实施。  

第十六条 本办法由科技处和财务处负责在各自业务范围内负责解释。